Email Vorlagen erstellen | |
1.Wie kann ich eine neue E-Mail-Vorlage erstellen? | |
2.Wie funktioniert die automatische Sprachauswahl bei Vorlagen? | |
1. Zugriff auf die E-Mail-Vorlagen
Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie den Bereich Einstellungen. Klicken Sie anschließend auf Vorlagen, um vorhandene E-Mail-Vorlagen anzuzeigen. Hier können Sie: Bestehende Vorlagen bearbeiten oder Neue Vorlagen hinzufügen, um Ihre Kommunikation zu erweitern. 2. Erstellen einer neuen E-Mail-Vorlage Klicken Sie auf „Neue Vorlage hinzufügen“. Geben Sie zunächst einen Namen für die Vorlage sowie den Betreff der E-Mail ein. Erfassen Sie anschließend den gewünschten Textinhalt der Nachricht. 3. Verwendung von Seriendruckfeldern und Textbausteinen Die Software unterstützt Seriendruckfelder, mit denen Sie automatisch Informationen aus einer Buchung oder Kundendatenbank in Ihre E-Mail einfügen können (z. B. Name, Ankunftsdatum, Zimmerkategorie). Sie können zudem flexible Anreden integrieren, die sich automatisch dem Geschlecht oder den gespeicherten Daten des Empfängers anpassen. Beispiel: „Sehr geehrter Herr Mustermann“ bzw. „Sehr geehrte Frau Musterfrau“. Diese Funktion sorgt für eine personalisierte und professionelle Kommunikation mit Ihren Gästen. 4. Speichern und Übersetzen von Vorlagen Nachdem Sie eine Vorlage erstellt oder bearbeitet haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. Um eine Vorlage in einer anderen Sprache anzulegen, wählen Sie den Button „Neue Variante“. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und übersetzen Sie den Betreff und den Text der E-Mail. Speichern Sie anschließend die neue Sprachvariante, damit sie im System verfügbar ist. 5. Automatische Sprachwahl für Vorlagen Wenn im Kundendatensatz unter Einstellungen → Kunden das Sprachfeld aktiviert ist, kann das System automatisch die passende Sprachvariante der Vorlage auswählen. Wird beispielsweise ein Gast mit der Sprache Englisch hinterlegt, versendet das System automatisch die englische Version der E-Mail-Vorlage. Dadurch entfällt die manuelle Auswahl und Ihre Kommunikation bleibt einheitlich und effizient. | |
